W Polsce wciąż dominuje przywiązanie do papieru jako jedynego wiarygodnego nośnika informacji. Oczywiście nie chodzi o codzienne życie każdego z nas, a perspektywę sądownictwa. W niedawnym postępowaniu sądy w Łodzi wyjaśniły samorządowi terytorialnemu co znaczy wyraz dokument w postępowaniu wieczystoksięgowym.

Zaczęło się niewinnie. Miasto „Ł.” złożyło wniosek o wpisanie go do księgi wieczystej jako właściciela nieruchomości. Do wniosku załączyło decyzję wojewody stwierdzającą nieodpłatne nabycie. Niestety, wojewoda wydał decyzję w formie elektronicznej, wobec czego do wniosku został załączony jej wydruk. Lekkomyślny ustawodawca pozwolił bowiem na załatwianie spraw administracyjnych również w tej formie (zob. art. 14 § 1a k.p.a.).

Pierwszym obrońcą przemysłu papierniczego okazał się referendarz sądowy, który odmówił dokonania wpisu. Dalej sprawę przejął Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia. Ten Sąd również uznał, że dokument w postępowaniu wieczystoksięgowym powinien być sporządzony w tradycyjnej formie papierowej. Miasto „Ł.” kontynuowało walkę i tak sprawa trafiła do Sądu Okręgowego w Łodzi (III Ca 1069/21).

Sąd Okręgowy zaczął od analizy art. 31 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Przepis ten stanowi, że wpis może być dokonany na podstawie dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym, jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innej formy dokumentu. Dla omawianego problemu kluczowa jest druga część tego przepisu. Dokumenty urzędowe (por. art. 244 k.p.c.) organ sporządza w formie pisemnej bądź elektronicznej, właśnie na podstawie przepisów szczególnych. Ten aspekt problemu Sąd Okręgowy dostrzegł.

Następnie Sąd Okręgowy skupił się jednak na tym, że postępowanie wieczystoksięgowe dopuszcza dokumenty elektroniczne wyłącznie w konkretnych przypadkach. Z kolei do tego czy sam wydruk decyzji jest wystarczający do dokonania wpisu Sąd się nie odniósł. Moim zdaniem za takim poglądem przemawia dosyć jednoznaczne brzmienie art. 39³ § 4 k.p.a. Niemniej, sądy miały też do dyspozycji art. 250 § 1 ab initio k.p.c. Zgodnie z tym przepisem jeżeli dokument znajduje się w aktach organów lub podmiotów, o których mowa w art. 244 § 1 i 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Przepis ten, na podstawie art. 13 § 2 k.p.c., znajduje zastosowanie również w postępowaniu nieprocesowym.

Na koniec ogólna refleksja. Najwyższa Izba Kontroli w swoim stanowisku zwróciła uwagę, że regulowanie własności działek samorządowych i Skarbu Państwa spóźnia się o kilka lat. Do przeprowadzenia tej procedury niezbędna jest decyzja wojewody. Co więcej, decyzja ta dotyczy stanu przeszłego, bo do nabycia prawa własności doszło z mocy prawa z dniem 27 maja 1990 r. Czy w tej sytuacji naprawdę jest komukolwiek do szczęścia potrzebne wydłużanie postępowań wieczystoksięgowych? Pamiętajmy przy tym, że chodzi o kwestionowanie przez organ państwowy dokumentu wystawionego przez inny organ państwowy, a przedstawiony przez jednostkę samorządu terytorialnego. A prowadząc dyskusję o tym, jaką formę powinien mieć dokument w postępowaniu wieczystoksięgowym, warto mieć na uwadze, że same księgi wieczyste prowadzi się w systemie teleinformatycznym.