Po wielu latach sporów w 2016 r. dodano do Kodeksu cywilnego definicję dokumentu. Zgodnie z art. 77³ k.c. dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Przepis ten jednoznacznie potwierdził, że dokument to nie tylko pisemne oświadczenie opatrzone podpisem (zob. art. 245 k.p.c.). Tym samym do tego grona mogły zostać zaliczone nie tylko wiadomości mejlowe czy tekstowe, a nawet tak podstawowe nomen omen dokumenty jak faktura czy list przewozowy. Powyższa zmiana potwierdziła, że dokumenty w sprawach cywilnych są często najważniejszym źródłem dowodowym.

Jednakże żeby dokument mógł stać się dowodem musi zostać w jakiejś postaci zaoferowany sądowi. Zazwyczaj oznacza to jego wydrukowanie bądź skserowanie. I tutaj ważna uwaga – przepisy k.p.c. co do zasady nie wymagają złożenia oryginału dokumentu. Złożenie np. kserokopii w większości przypadków nie jest uchybieniem procesowym, a sąd może na jej podstawie wydać orzeczenie. Obowiązek złożenia oryginału powstaje dopiero na żądanie sądu bądź drugiej strony (np. postanowienie SN z dnia 19 marca 2021 r., II CSKP 25/21).

Warto przy tym zwrócić uwagę, że żądanie przedstawienia oryginału nie musi zawierać żadnego uzasadnienia. W przypadku żądania zgłoszonego przez stronę obowiązek ten powstaje natychmiast i nie wymaga żadnej aktywności ze strony sądu (zob. wyrok SN z dnia 20 stycznia 2010 r., III CSK 119/09). Wątpliwości mogą dotyczyć ewentualnego naruszenia tego obowiązku. Przepis art. 129 § 1 k.p.c. (ani art. 248 § 1 k.p.c.) nie przewiduje bowiem żadnej sankcji. Wydaje się, że w takim przypadku zastosowanie znajdzie art. 233 § 2 k.p.c., a zatem będzie to podlegać swobodnej ocenie sądu. Inaczej należy przecież traktować sytuacje, gdy przedstawienie oryginału dokumentu jest niemożliwe, bo zachowała się tylko jego kopia, od całkowitej bierności czy zwykłej odmowy. W tym drugim przypadku, niezależnie od konsekwencji procesowych, sąd powinien rozważyć czy nie powinno również dojść do zawiadomienia odpowiednich organów o możliwości popełnienia przestępstwa (zob. art. 270 § 1 k.k.).

Inny problem wynikający z szerokiej definicji dokumentu dotyczy zapisów elektronicznych. W przypadku takich dokumentów nie mówimy zazwyczaj o oryginale, lecz o różnych kopiach takiego zapisu. Co więcej, wydruk dokumentu elektronicznego nie jest tym samym, co ten dokument, lecz jego "wizualizacją". W mojej ocenie te dokumenty w sprawach cywilnych mogą być traktowane podobnie do dokumentów papierowych, z pewnymi tylko odstępstwami. Po pierwsze, wydruk dokumentu elektronicznego może zostać uznany za wystarczający dowód, o ile sąd ani druga strona nie będą go kwestionować. Po drugie, zamiast żądania przedstawienia oryginału dokumentu elektronicznego należy mówić o przedstawieniu go w postaci cyfrowej, umożliwiającej jego weryfikację. Po trzecie, weryfikacja dokumentu elektronicznego w zasadzie zawsze wymaga wiadomości specjalnych. Po czwarte, w przypadku dokumentów elektronicznych brak jest możliwości ich uwierzytelnienia (potwierdzenia za zgodność z oryginałem).

Ostatnia uwaga wymaga szerszego komentarza. Zdarza się bowiem, że pełnomocnik występujący w sprawie potwierdza za zgodność z oryginałem nawet potwierdzenia przelewów. Taka praktyka jest w mojej ocenie nieprawidłowa. Przede wszystkim, tak jak zaznaczyłem wyżej, wydruk dokumentu elektronicznego nie jest jego kopią (odpisem), lecz wizualizacją w formie analogowej. Takie potwierdzenie mogłoby dotyczyć zgodności wizualizacji w jej istotnej części z dokumentem cyfrowym, przy czym ta interpretacja ma wątpliwe umocowanie prawne. Trudność dotyczy też tego, że występujący w sprawie pełnomocnik zazwyczaj nie będzie w stanie potwierdzić, że dana kopia jest faktycznie zgodna z jej pierwowzorem, ze względu na brak stosownej wiedzy technicznej.

Powyższe uwagi dotyczą poświadczenia dokumentów elektronicznych, a nie elektronicznego potwierdzenia dokumentów sporządzonych w formie papierowej. Przeciwko temu drugiemu rozwiązaniu ciężko znaleźć jakiekolwiek sensowne argumenty, choć ma ono obecnie ograniczone zastosowanie. Najczęściej obecnie występuje w postępowaniu rejestrowym (art. 694⁴ § 2² pkt 1 k.p.c.), gdzie stanowi duże ułatwienie organizacyjne w porównaniu do alternatywy (art. 694⁴ § 2³ k.p.c.). Można przy tym oczekiwać, że wraz z wzrastającą cyfryzacją postępowań zostanie rozciągnięty na wszystkie dokumenty w sprawach cywilnych.